全过程会议礼仪 秘书基础

一、会议礼仪--会议前

请你回顾一下自己的工作状态，除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些，还有哪种沟通方式多一些？这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。
按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等　　　　
　　
内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。
　　
我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。将会议分成会议前、会议中、会议后。
　　
在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：
.ｗｈｅｎ－会议开始时间、持续时间 .ｗｈｅｒｅ－会议地点确认 .ｗｈｏ－会议出席人 .ｗｈａｔ－会议议题
.ｏｔｈｅｒｓ－接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等　
ｗｈｅｎ－时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
ｗｈｅｒｅ－地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
ｗｈｏ－人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
ｗｈａｔ－会议的议题，就是要讨论哪些问题。
ｏｔｈｅｒｓ－会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。
二、会议礼仪--会议中
　　
在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：
　　
（１）会议主持人
　　
主持会议要注意.介绍参会人员.控制会议进程.避免跑题或议而不决.控制会议时间　
　　
（２）会议座次的安排
　　
一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。
　　
一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。
　　
在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。　　
　　
还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。
三、会议礼仪--会议后
　　
在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：
　　
.会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上。
.赠送公司的纪念品。 　　
.参观，如参观公司，或厂房等。　　
.如果必要，合影留念。